Xếp ca cho nhân viên trong nhóm lịch làm việc ca lịch trình

Khi tạo nhóm lịch làm việc, chúng ta có sự lụa chọn xếp ca theo lịch trình. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xếp ca nhóm làm việc theo lịch trình.

Quyền cần để thực hiện

Quyền Super Admin hoặc Admin có quyền quản lý Nhóm lịch làm việc (thuộc nhóm quyền quản trị chấm công)

Trước khi thực hiện

• Trước khi xếp ca theo lịch trình, bạn cần tạo nhóm lịch làm việc theo ca lịch trình

• Tạo nhiều ca làm việc phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

Vào màn hình xếp ca lịch trình

Cách 1: Xếp ca ngay sau khi tạo nhóm lịch làm việc lịch trình

• Sau khi lưu nhóm lịch làm việc theo ca lịch trình, hệ thống sẽ tự động điều hướng người dùng đến màn xếp ca cho nhóm

Cách 2: Xếp ca từ màn danh sách nhóm lịch làm việc

• Vào màn hình: Trang quản trị CMS - Chấm công - Quản lý chấm công - Thiết kế lịch làm việc

• Tìm đến các nhóm lịch làm việc theo ca lịch trình, click nút sửa ca

Xếp ca lịch trình cho nhân viên - thao tác thủ công

Bước 1: Chọn ca vào nhóm của bạn

• .

• Thêm chu kỳ:

  • Chu kỳ là chuỗi ca và ngày nghỉ lặp theo thứ tự

  • Bạn có thể tạo chu kì từ 2-31 ngày

Bước 2: Thêm ca, chu kỳ cho nhân viên

• Chọn ngày trong lịch của nhân viên mà bạn muốn thêm ca (chú ý không thể thêm ca vào ngày quá khứ khi người đó ở nhóm lịch làm việc khác)

• Chọn thêm từng ca hoặc thêm theo chu kì

• Ngày nào bỏ trống hoặc thêm "Ngày nghỉ" vào thì được hiểu là ngày nghỉ của nhân viên

• Khi đã thêm 1 ca vào lịch của nhân viên, bạn có thể sửa ca đó bằng cách ghi đè ca khác lên

Bước 3: Hoàn thành sắp xếp ca

• Hoàn thành sắp xếp ca cho nhân viên bằng cách click nút Lưu để lưu lại thao tác

Import ca lịch trình cho nhân viên

Bước 1: Chọn ca vào nhóm lịch trình của bạn

• Thao tác làm giống bước 1 của mục trên

Bước 2: Xuất file lịch trình của nhân viên

• Chọn nút Xuất/Nhập lịch trình và chọn tiếp Xuất file lịch trình

Bước 3: Thêm ca vào file excel

• Hệ thống sẽ tự động tải xuống cho bạn file ca lịch trình của cả tháng. File gồm tất cả nhân viên trong nhóm và các ca bạn đã thêm

• Click vào từng ô tương ứng với ngày và nhân viên muốn thêm để add ca

• Chú ý: chỉ được thêm các ca có trong danh sách ban đầu, thêm bằng mã ca

• Lưu file lại khi hoàn thành

Bước 4: Tải file lịch trình lên

Bước 5: Click Lưu để lưu ca lịch trình đã thêm

Chú ý: Thêm ca bằng import file chỉ có thể thêm ca cho ngày tương lai. Nhập ca thủ công thì có thể thêm ca được ngày quá khứ

Nhân viên được tự đăng ký ca nhóm lịch trình

• Chỉ nhân viên thuộc nhóm lịch làm việc theo ca lịch trình mới có thể tự đăng ký ca cho mình

• Để cài đặt cho nhân viên tự đăng ký ca, admin cần bật nút Cho phép nhân viên gửi đơn đăng ký ca làm việc