Thiết lập duyệt đơn

Thiết lập duyệt đơn nhằm tạo lập hệ thống các bước duyệt đơn, điều kiện để đơn được đồng ý/từ chối. Đồng thời thiết lập thời gian, số lần,... một nhân viên có thể gửi đơn

Quyền cần để thực hiện

Quyền Super Admin hoặc Admin có quyền Cấu hình đơn báo (thuộc nhóm quyền Quản trị Chấm công - Đơn - Quỹ nhân lực)

Trước khi bắt đầu

• Thiết lập đầy đủ cây nhân sự (bộ phận, quản lý chính/phụ của phòng ban)

• Đã thiết lập các quy định về loại ngày nghỉ, làm thêm, bù công,...

Quản lý tất cả loại đơn Workspace

• Màn hình hiển thị danh sách các loại đơn mặc định có trong Workspace của bạn. Bao gồm:

  • Đơn xoay ca

  • Đơn đăng ký ca

  • Đơn bù công

  • Đơn đổi ca

  • Đơn làm việc từ xa

  • Đơn báo nghỉ

  • Đơn làm thêm

  • Đơn tạm ứng

• 8 loại đơn trên được sắp xếp thành 4 nhóm: Hệ thống, Điểm danh, Hành chính, Tài chính

Quản lý nhóm đơn

• Nhóm đơn là nhóm dùng để sắp xếp các loại đơn giúp admin dễ dàng quản lý các loại đơn có trong workspace

• Tạo nhóm đơn:

• Sửa nhóm đơn: sửa tên nhóm đơn

• Xóa nhóm đơn

  • Xóa nhóm đơn bằng cách click vào biểu tượng thùng rác ở tên nhóm đơn

  • Nếu nhóm đơn có chứa đơn bù công, đăng ký ca, đổi ca, xoay ca thì không thể xóa nhóm đơn đó

Quản lý loại đơn

• Loại đơn là những đơn do hệ thống hoặc admin tạo và hiển thị trên giao diện app cho nhân viên thao tác gửi các yêu cầu. Ví dụ đơn đăng ký ca, đơn báo nghỉ, đơn tạm ứng

• Hệ thống đã tạo sẵn 8 loại đơn, người dùng không cần điều chỉnh gì nhiều cũng có thể dùng ngay trên điện thoại.

• Trong workspace, Đơn xoay ca, đổi ca, đăng ký ca, bù công mỗi loại chỉ có duy nhất 1 đơn do hệ thống tạo nên admin không thể xóa, chỉ có thể ẩn hiển thị trên ứng dụng di động. Những loại đơn khác như Báo nghỉ, làm thêm, làm từ xa, tạm ứng thì admin có thể thoải mái tạo nhiều đơn hoặc xóa toàn bộ

• Tạo loại đơn:

  • Click button "Tạo đơn" ở góc phải màn hình danh sách nhóm đơn

  • Sau đó chọn kiểu đơn bạn muốn tạo: Báo nghỉ, Làm thêm, Tạm ứng, Làm việc từ xa

  • Bước 1: Tiến hành nhập các Thông tin cơ bản như trong hình phía dưới

    • Icon: chọn màu, hình icon bạn muốn. Chọn các icon khác nhau sẽ giúp bạn dễ dàng phân biệt các loại đơn

    • Tên đơn: Nhập tên đơn bạn muốn hiển thị trên app

    • Mô tả: nhập mô tả mục đích đơn phục vụ cho việc gì, hoặc bất gì điều gì bạn muốn (không bắt buộc)

    • Nhóm: chọn nhóm loại đơn trực thuộc

    • Hiển thị loại đơn trên workspace. Nếu tắt hiển thị thì nhân viên không thể chọn gửi đơn này trên app

• Bước 2: Thiết lập luồng duyệt: là nơi thiết lập người duyệt, bước duyệt, điều kiện duyệt. Chi tiết xem mô tả ở phần phía dưới

• Bước 3: Thiết lập cấu hình đơn: là nơi thiết lập sự tương tác giữa người gửi và người nhận đơn. Các quyền thu hồi, hạn duyệt, hạn gửi. Chi tiết giải thích các điều kiện mời xem ở từng loại đơn (Báo nghỉ, làm việc từ xa,...)

• Bấm Lưu để lưu lại thiết lập vừa rồi

  • Bạn truy cập app vào phần đơn báo sẽ thấy loại đơn mình vừa tạo hiển thị. chi tiết xem tại đây

• Sửa loại đơn

• Ở màn danh sách loại đơn, tìm loại đơn bạn muốn sửa và chọn kí hiệu bút để chuyển đến màn sửa

• Các thao tác sửa được thực hiện tương tự như thao tác tạo mới loại đơn

• Xóa loại đơn

• Lưu ý: những loại đơn do hệ thống tạo như: Đơn xoay ca, đăng ký ca, bù công, đổi ca không thể xóa được

• Loại đơn bị xóa thì đơn đã được gửi trước đó, đã áp dụng cũng không bị xóa; đơn chưa đến ngày áp dụng sẽ tự động bị xóa

Hướng dẫn thiết lập luồng duyệt chi tiết