Tạo ca làm việc
Tạo các ca làm việc khác nhau phù hợp với từng nhân viên và đáp ứng nhu cầu quản trị của doanh nghiệp
Last updated
Tạo các ca làm việc khác nhau phù hợp với từng nhân viên và đáp ứng nhu cầu quản trị của doanh nghiệp
Last updated
Quyền Super Admin hoặc Admin mình có quyền Ca làm việc (thuộc nhóm quyền Quản trị chấm công)
Lên danh sách các loại ca trong doanh nghiệp của bạn
Xác định nhân viên có bắt buộc đến đúng giờ, không về muộn không? Hay chỉ cần làm đủ số giờ sẽ được đủ công
Số ngày cần chấm công mỗi ngày
Trên hình là danh sách các ca đã tạo trong workspace của bạn
Ca mặc định là ca được hệ thống tạo sẵn. Nhân viên khi tham gia workspace chưa ở trong nhóm lịch làm việc nào thì sẽ vào nhóm lịch làm việc mặc định có ca mặc định 9:00-18h:00 như hình.
Bạn vẫn có thể sửa giờ và các thông tin cài đặt của ca mặc định nhưng không thể xóa nó
Để thêm ca mới, click vào nút "Thêm ca" như trên hình
Ở thiết lập cơ bản, nhập dữ liệu đặt tên ca và mã ca. Hệ thống phân biệt các ca khác nhau dựa trên mã
Thời gian làm việc của ca có 3 loại là thời gian cố định thời gian linh động và thời gian tự do. Bạn muốn loại thời gian chấm công nào thì click vào ô tròn trước tên loại đó.
Thiết lập ca cố định khi người lao động phải làm việc trong khung giờ cố định. Ví dụ, nhân viên làm việc từ 8h sáng tới 5h chiều và không thể làm việc trong khung giờ khác, dù có đến sớm hay về muộn cũng không được tính công.
Chọn số lần chấm công trong ngày của nhân viên. Nếu cả ngày đi làm nhân viên chỉ cần 1 lần check in vào ca và 1 lần check out ra ca thì đó được tính kiểu chấm công 1 lần.
Đối với mỗi lần chấm công, chúng ta cần thiết lập các giờ sau:
Giờ bắt đầu: chọn giờ bắt đầu vào ca làm việc
Thời gian cho phép đến muộn (phút): nhập số phút nhân viên được phép đến muộn. Sau số phút đó thì nhân viên được ghi nhận là đi muộn
Không ghi nhận chấm công nếu đến muộn hơn (phút): nhân viên đến muộn sau bao lâu thì chấm công không nhận và coi như nghỉ làm. Không nhập số và giữ nguyên "Không giới hạn" thì nhân viên đến giờ nào cũng có thể check in được
Thời gian cho phép chấm công sớm nhất: nhập giờ mà nhân viên có thể check in. Giờ này phải sớm hơn giờ bắt đầu. Nếu không nhập gì được hiểu là không chặn giờ có thể thể bắt đầu check in
Giờ kết thúc: chọn giờ kết thúc ca làm việc. Nếu giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu thì hệ thống hiểu rằng bạn đang cài đặt ca qua đêm
Cho phép về sớm nhất (phút): Nhập số phút nhân viên được phép về trước giờ kết thúc mà không bị ghi nhận là Về sớm
Không ghi nhận chấm công nếu về sớm hơn (phút): nhập số phút hoặc không nhập. Nếu nhân viên về trước số phút nhập thì coi như chưa check in và không có công
Thời gian cho phép về muộn nhất: nhập số giờ nhân viên có thể check out trễ nhất. Sau giờ đó thì không được ghi nhận
Giờ nghỉ trưa (Đối với ca cố định có 1 khung giờ):
Giờ nghỉ trưa chỉ xuất hiện khi chọn chấm công 1 lần
Giờ nghỉ trưa không tính vào số công làm việc của nhân viên
Nhập giờ nghỉ trưa của doanh nghiệp. Nhập theo cấu hình từ giờ... đến giờ...
Chú ý:
Đối với ca có nhiều khung giờ, ở mỗi khung giờ bạn nên sử dụng tính năng "thời gian cho phép chấm công sớm nhất" và "thời gian gian về muộn nhất" để tránh việc chấm công đè lên giữa các khung giờ
Khi thiết lập các ca qua đêm cũng nên sử dụng tính năng như chú ý 1
Tạo ca thời gian linh động khi bạn chỉ cần nhân viên hoàn thành đủ số giờ làm việc
Chọn box "Linh động" khi tạo ca để thiết lập ca thời gian linh động
Ở phần Giờ bắt đầu - Kết thúc: ý nghĩa các ô nhập thời gian tương tự như ca thời gian cố định
Phần Thời gian linh động:
Ca linh động hoạt động theo nguyên lý nhân viên đến muộn bao nhiêu phút so với giờ bắt đầu ca thì ở lại bấy nhiêu phút sẽ được đủ công và ngược lại.
Tuy nhiên vẫn có thiết lập giới hạn được phép đến muộn/đến sớm bao lâu thì mới được tính đủ công. Nếu giờ chấm công không đúng với thiết lập này thì do dù nhân viên có làm đủ số giờ cũng không được tính là đủ công
Nếu bỏ trống các ô nhập số phút đến muộn, đến sớm thì được hiểu là nhân viên có thể đến sớm/muộn bao lâu tùy ý (miễn phù hợp với giới hạn thời gian vào ca ở trên)
VD: ca làm việc 9h-18h, nhân viên có thể đến muộn 30'. Nhân viên A check in 10h, check out 20h => trong trường hợp này nhân viên A không đủ công dù làm việc 10 tiếng tại công ty do không thỏa mãn điều kiện giờ đến muộn.
Ca tự do
Ca tự do cho phép bạn không cần chấm công hoặc chỉ cần làm 1 thời gian tối thiểu theo cài đặt là có thể đủ công
Chọn box Tự do khi muốn tạo ca tự do
Thời gian làm việc của khung giờ: Bạn cài đặt thời gian trong ngày hoặc qua đêm, đảm bảo tổng thời gian < 24 giờ
Yêu cầu chấm công: Nếu tắt thì bạn sẽ không cần chấm công mà vẫn có công, ngược lại bật lên thì sẽ tùy theo cài đặt của admin mà bạn cần làm đủ số phút trong khung giờ để đủ công.
Nhập số công mà nhân viên được hưởng khi làm đủ đúng theo như thiết lập ca
Không cần check out: mặc định tắt. Nếu bật lên thì nhân viên chỉ cần check in đúng quy định thì hệ thống tự lấy giờ check out là giờ ra ca và tính công cho nhân viên
Trong màn danh sách ca đã tạo, click nút hình cây bút để thực hiện thao tác sửa ca
Tiến hành sửa lại các mục theo như nhu cầu doanh nghiệp
Click Lưu để lưu lại những thay đổi cần thiết. Tại đây sẽ có hai lựa chọn:
Chọn thời gian áp dụng là Ngay bây giờ: ca được thay đổi ngay thời điểm được lưu
Chọn thời gian áp dụng là Vào ngày mai: ca được thay đổi từ ca ngày mai/ca tiếp theo
Điều kiện xóa ca: ca chưa được gán với nhóm lịch làm việc nào. Trường hợp ca đó đang sử dụng trong nhóm lịch làm việc thì bạn phải thay ca đó bằng ca khác
Tại màn danh sách ca, click vào ký hiệu hình thùng rác để xóa ca
