Nhóm lịch làm việc
Nhóm lịch làm việc là nơi thiết lập ngày nào nhân viên đó làm việc, làm ca nào, chấm công bằng hình thức gì.
Last updated
Nhóm lịch làm việc là nơi thiết lập ngày nào nhân viên đó làm việc, làm ca nào, chấm công bằng hình thức gì.
Last updated
Trong một doanh nghiệp, những nhân viên khác nhau có thể sẽ có ngày làm việc, lịch nghỉ khác nhau. Do vậy, cần tập hợp những nhân viên có cùng cách chấm công, ngày làm vào một nhóm để tiện quản lý nhân sự và giảm thiểu thao tác.
Quyền Super Admin hoặc Admin có quyền quản lý nhóm lịch làm việc (thuộc nhóm quyền Quản trị chấm công)
Xác định được có bao nhiêu nhóm, mỗi nhóm có những nhân viên, bộ phận nào
cần thiết trong doanh nghiệp
Thiết lập (hoặc sử dụng lịch nghỉ mặc định)
Thêm với vị trí, máy check in,... (hoặc có thể sử dụng văn phòng mặc định)
Tại màn danh sách nhóm lịch làm việc của doanh nghiệp có nhóm lịch làm việc mặc định là nhóm ban đầu chứa tất cả nhân viên của công ty. Bạn có thể tạo nhóm lịch làm việc khác hoặc dùng chức năng sửa để sửa nhóm mặc định
Click nút "Thêm lịch làm việc" để tạo nhóm làm việc mới
Để tạo một nhóm lịch làm việc cần qua các bước:
Nhập tên nhóm lịch làm việc
Nhập mã nhóm: chú ý mã không được trùng với các nhóm đã tạo trước đây
Click vào ô "Nhân viên trong ca" và chọn tab Bộ phận nếu muốn thêm bộ phận, chọn tab Nhân viên nếu muốn thêm Nhân viên
Click vào tên từng bộ phận hoặc tên nhân viên. Các bộ phận/nhân viên chọn thành công sẽ xuất hiện bên cột bên phải.
Ở cột nhân viên bạn có thể sử dụng bộ lọc bộ phận hoặc gõ tên nhân viên để tìm nhanh
Khi chọn thêm một bộ phận thì toàn bộ phân viên trong bộ phận đó sẽ được thêm vào nhóm lịch làm việc. Những nhân viên tham gia workspace tương lai (được cài đặt vào thẳng bộ phận đó) cũng tự động có lịch làm việc của bộ phận mình. Tuy nhiên, nếu trong bộ phận bạn có một số nhân viên có lịch làm việc đặc biệt thì vẫn tạo riêng cho họ nhóm lịch làm việc khác mà không ảnh hưởng tới số đông
Khi nhân viên, bộ phận đang ở một nhóm lịch làm việc khác sẽ trả ra cảnh báo khi bạn thêm họ vào nhóm lịch làm việc mới. Hãy click "Đồng ý" để bỏ qua cảnh báo này. Sau khi lưu nhóm mới, nhân viên đó sẽ được chuyển khỏi nhóm cũ
Có 3 loại ca bạn có thể thiết lập trong nhóm lịch làm việc. Đó là:
Ca cố định: ca được lặp theo một thứ tự giống nhau, lặp từ tuần này sang tuần khác
Ca lịch trình: xếp ca trong tháng theo thứ tự tùy ý hoặc ca lặp theo chu kì một vài ngày
Ca tự do: nhân viên dùng ca tự do check in trong một khoảng giờ cho phép
Chọn box "Cố định" để chọn loại ca Cố định
Ở dòng Cài đặt ca hiển thị ca được cài đặt cho cả tuần đi làm (Có thể xếp được nhiều ca 1 ngày). Để sửa ca này, chọn biểu tượng chiếc bút và chọn ca khác từ list ca bạn đã tạo.
Nếu trong tuần có ngày đi làm nào có ca khác ca ngày còn lại thì sử dụng tính năng Sửa ở ngày đó và thay thế ca khác như trong hình trên
Click nhanh vào biểu tượng mắt để xem ca bạn chọn đã được thiết lập chi tiết thế nào
Những thứ trong tuần bạn không tick vào box thì được hiểu là ngày nghỉ
Bạn có thể thêm lịch nghỉ cho nhân viên hoặc không
Nếu muốn thêm, click bật nút Lịch nghỉ chuyển màu xanh như hình dưới
Chọn lịch nghỉ phù hợp với nhu cầu mà bạn đã tạo trước đây
Khi thêm lịch nghỉ vào thì những ngày nghỉ sẽ thay thế ngày có ca
Thêm ngày đặc biệt:
Có 2 kiểu ngày đặc biệt:
Ngày áp dụng ca: Ngày theo lịch có ca A hoặc không có ca nhưng quản trị muốn đổi ngày đó sang ca B
Ngày không áp dụng ca: Ngày theo lịch có ca A nhưng quản trị muốn xóa ca đi và nhân viên được nghỉ
Tại mục ngày đặc biệt, click "Thêm ngày" để thêm ngày có ca/không ca như yêu cầu
Click box Ngày áp dụng ca -> chọn ngày áp dụng ca -> chọn ca cần áp dụng -> Lưu
Click box Ngày không áp dụng ca -> Chọn ngày -> Lưu.
Sau khi thêm xong ngày đặc biệt, bạn cũng có thể sửa (sửa ca, sửa ngày) hoặc xóa ngày đặc biệt đã thêm
Chọn loại ca "Lịch trình" để thiết lập nhóm lịch làm việc sắp xếp ca lịch trình
Tiến hành chọn tiếp Lịch nghỉ (cách sử dụng giống mục ca cố định)
Chọn "Tự do" để thiết lập loại ca tự do
Nhập giờ làm việc theo cấu hình từ giờ...đến giờ... Đây là khoảng thời gian nhân viên được phép chấm công. Ngoài thời gian trên không thể chấm công
Chọn ngày làm việc các thứ trong tuần bằng cách click vào các box. Box nào không chọn thì ngày đó là ngày nghỉ
Yêu cầu chấm công: được hiểu là người trong lịch làm việc tự do có cần phải check in, check out để ghi nhận công không
Yêu cầu chấm công Bật: có 2 lựa chọn chấm công để ghi nhận công
Nếu chọn: Chỉ cần check in được .... công
Nhập số công theo quy định tính công của công ty bạn (thường là 1)
Người trong nhóm lịch làm việc này chỉ cần check in đúng khung giờ làm việc (không cần check out) là được đủ công
Nếu chọn Làm đủ ... giờ được ... công
Nhập số giờ làm việc của ca mà nhân viên phải hoàn thành và nhập số công của ngày làm việc (thường là 1 công)
Khi đó nhân viên phải check in và check out đúng khung giờ làm việc để ghi nhận công
Giả sử cài đặt làm đủ 8 giờ được 1 công. Nhân viên làm 4 giờ thì sẽ được ghi nhận là 0,5 công
Yêu cầu chấm công Tắt: người trong nhóm lịch làm việc không cần chấm công vẫn được đủ công. Nhập số công sẽ được qua mỗi ngày làm việc
Admin vẫn có thể Thêm lịch nghỉ và ngày đặc biệt tương tự ở ca cố định
Có thể chọn một hoặc nhiều văn phòng từ list. Nhân viên trong nhóm lịch làm việc thuộc nhiều văn phòng/chi nhánh khác nhau thì nên thêm đủ các văn phòng/chi nhánh vào danh sách
Sau khi thêm văn phòng vào, hình thức check in mặc định là "Tự do" và không thể lựa chọn hình thức check in khác
Để chọn hình thức check in khác, bắt buộc bỏ chọn hình thức "Tự do"
Nếu văn phòng của bạn chưa đủ điều kiện về check in như không có vị trí, wifi, máy check in thì hệ thống sẽ báo lỗi khi lưu nhóm lịch làm việc. Bạn cần bổ sung vị trí, wifi, máy check in trước rồi mới sử dụng được phương thức chấm công ứng với những hình thức đã đề cập
Chọn biểu tượng hình thùng rác để xóa văn phòng vừa thêm
Chấm công bên ngoài: nhân viên thuộc nhóm lịch làm việc đang không ở đúng vị trí văn phòng đã lưu vẫn có thể thực hiện chấm công theo vị trí
Trạng thái bật: cho phép nhân viên chấm công bên ngoài
Trạng thái tắt: nhân viên thuộc nhóm lịch làm việc chỉ được phép chấm công đúng tại nơi làm việc
Gửi đơn bù công: vào những ngày đi làm chưa đủ công do nhiều yếu tố, nhân viên có thể gửi đơn bù công để đủ công. Tắt bật nút để cho phép nhân viên hoặc không
Yêu cầu chụp ảnh khi chấm công: Khi bật thiết lập này, lúc check in/check out đồng thời sẽ mở camera (trước đó được người dùng đồng ý cấp quyền camera) và khi lại ảnh chụp từ camera lúc check in/out
Khi nhập đủ, đúng các thiết lập bên trên, admin click Lưu để lưu lại nhóm lịch làm việc, khi đó hệ thống sẽ hỏi:
Nhóm lịch làm việc vừa tạo có hiệu lực Ngay bây giờ thì tất cả nhân viên được thêm sẽ vào nhóm lịch làm việc ngay và ngày hôm nay có ca của nhóm lịch làm việc vừa tạo
Chọn "Vào ngày mai": nhóm lịch làm việc mới sẽ được hiệu lực từ ngày mai
Tất cả các nhóm lịch làm việc đều có thể sửa được
Để tiến hành sửa, truy cập vào màn danh sách nhóm lịch làm việc và chọn biểu tượng Sửa
Khi sửa một nhóm lịch làm việc, hầu hết các thông tin đều có thể sửa, trừ:
Mã nhóm lịch làm việc
Loại ca
Thao tác sửa được thực hiện giống thao tác thêm mới
Sau khi sửa, tiến hành lưu giống với lưu tạo nhóm lịch làm việc mới
Để xóa được nhóm lịch làm việc, tại màn danh sách nhóm lịch làm việc, chọn biểu tượng thùng rác để xóa
Điều kiện xóa nhóm lịch làm việc là số lượng nhân viên trong nhóm phải bằng 0. Do vậy trước khi xóa một nhóm lịch làm việc, bạn cần chuyển hết nhân viên trong nhóm đó sang một nhóm khác rồi mới xóa thành công.
Sau khi lưu nhóm lịch làm việc theo Lịch trình sẽ được điều hướng đến màn xếp lịch trình cho nhân viên. Chi tiết xem trong .
in được gán với từng văn phòng
Admin tiến hành thêm văn phòng từ đã tạo trước đó (bắt buộc phải chọn văn phòng)
