Các bước thiết lập

Thiết lập giúp nhân viên workspace của bạn có thể ghi nhận công làm việc hàng ngày, gửi các loại đơn nghỉ, làm thêm, đăng ký ca,...

Hướng dẫn này chỉ ra các bước giúp bạn thiết lập:

• Thời gian chấm công cho nhân viên

• Các thức chấm công cho nhân viên

Quyền cần để thực hiện

Quyền Super Admin hoặc Admin có các quyền trong nhóm Quản trị Chấm công - Quỹ nhân lực - Đơn

Trước khi bắt đầu

• Nhìn lại các kiểu ca làm việc tại doanh nghiệp của bạn, trả lời những câu hỏi sau:

  • Có phải tất cả các nhân viên đều có chung một lịch làm việc?

  • Những nhóm nhân viên nào có chung một lịch làm việc?

  • Những ca làm việc nào có trong doanh nghiệp của bạn?

  • Doanh nghiệp đã có các thiết bị phục vụ check in tại khu vực check in chưa? (Ví dụ: màn hình, camera, wifi, smart phone cho nhân viên,...?

• Hoàn thiện cây nhân sự của công ty bạn bằng cách mời nhân viên, tạo các phòng ban,...

1. Thiết lập các ngày nghỉ của công ty

• Trong một công ty, các bộ phận, các nhóm nhân viên có thể có lịch nghỉ làm khác nhau do tính chất công việc, quốc gia, do vậy cần Lịch nghỉ để xác định ngày đi làm, ngày nghỉ cho nhân viên

• Bạn hoàn toàn có thể cài đặt các ngày nghỉ được tính công - ngày lễ cho nhân viên

• Khi gán nhóm lịch nghỉ cho nhóm lịch việc thì vào ngày nghỉ, nhân viên không cần chấm công (trừ một số trường hợp cài đặt đặc biệt trong Nhóm lịch làm việc

2. Tạo ca làm việc

Tạo ca làm việc cho nhân viên của bạn. Hiện nay ACheckin hỗ trợ thiết lập 2 loại ca như sau:

• Ca thời gian cố định: tính công trong khung giờ làm việc cố định

• Ca thời gian linh động: nhân viên chỉ cần làm đúng số giờ làm việc thì sẽ đủ công

3. Thiết lập các hình thức chấm công

• Hình thức chấm công là cách nhân viên của doanh nghiệp thực hiện chấm công để ghi nhận số giờ làm việc

• Hiện nay, ACheckin hỗ trợ các hình thức chấm công như sau:

  • Chấm công tự do: nhân viên chỉ cần mở app và ấn nút check in tại bất cứ đâu

  • Chấm công bằng máy check-in: dùng app ACheckin để quét mã QR trên máy check-in. Mã QR này có thể cố định hoặc thay đổi theo thời gian

  • Chấm công khuôn mặt

  • Chấm công Wifi: kết nối với wifi công ty để check in

  • Chấm công vị trí: nhân viên ở đúng vị trí được cài đặt để chấm công

4. Tạo nhóm lịch làm việc

Nhóm lịch làm việc là nơi xếp lịch cho nhân viên. Như từ đầu, hãy xác định những nhân viên, bộ phận có cùng hình thức chấm công, lịch làm việc và xếp chung vào một nhóm.

Một nhóm lịch làm việc sẽ quyết định ngày đi làm, ngày nghỉ, ca làm, hình thức chấm công của nhân viên

Nhóm lịch làm việc còn hỗ trợ một số thiết lập thêm như cho phép chấm công theo vị trí, bù công, yêu cầu chụp ảnh khi chấm công

5. Hệ thống các loại đơn

• Hệ thống các loại đơn là nơi giúp quản trị viên quản lý được các nhân viên trong doanh nghiệp mình có thể sử dụng các loại đơn gì, được gửi bao nhiêu đơn, gửi khi nào, theo dõi việc duyệt đơn để tính công cho nhân viên

• Hiện nay, mục chấm công của ACheckin hỗ trợ các loại đơn như sau

  • Đơn nghỉ
  • Đơn làm thêm
  • Đơn bù công
  • Đơn làm việc từ xa

  • Đơn đăng ký ca, xoay ca, đổi ca
• Đối với mỗi loại đơn, quản trị viên có thể set up các luồng duyệt phù hợp với đặc thù quản lý của công ty (tìm hiểu trong Thiết lập duyệt đơn)

6. Xuất báo cáo chấm công

Sau khi tiến hành thiết lập và để nhân viên sử dụng một thời gian, đây là lúc quản trị cần các loại Báo cáo chấm công để tổng hợp số liệu tính lương.

ACheckin ngoài cung cấp các báo cáo cố định bởi hệ thống còn hỗ trợ người dùng tự customize báo cáo của riêng doanh nghiệp mình.